Fornecedores

4. Fornecedores

4.1 O papel do fornecedor

O fornecedor recebe convites para atender demandas.

No sistema, o fornecedor deve:

1. Acessar com seu usuário.
2. Ver convites pendentes.
3. Responder se aceita ou não atender cada item.
4. Acompanhar pedidos gerados.
5. Entregar os produtos aceitos.
6. Conferir comprovantes de pagamento.
7. Confirmar recebimento do pagamento quando for o caso.

O fornecedor deve manter seus dados atualizados, principalmente e-mail, produtos atendidos e informações cadastrais.

4.2 Fluxo resumido do fornecedor

O fluxo do fornecedor segue esta ordem:

1. Recebe o convite para cadastro por e-mail.
2. Faz o cadastro pelo convite recebido.
3. Acessa o sistema com as credenciais cadastradas.
4. Visualiza os convites enviados para ele.
5. Responde ao convite.
6. O pedido é gerado.
7. Recebe e-mail de confirmação do fornecimento com detalhes do pedido.
8. Envia os produtos.
9. Confirma o pagamento ou recebimento, quando solicitado.

Fluxo principal dos fornecedores, associações ou produtores.

4.3 Ver convites

Para ver convites:

1. Acesse o sistema como fornecedor.
2. Abra o painel inicial ou o menu Convites.
3. Veja os convites pendentes.
4. Abra a demanda para responder.

O painel do fornecedor ajuda a identificar o que precisa ser respondido primeiro.

Convites pendentes devem ser tratados com prioridade, pois possuem prazo para resposta.

Tela de convite recebido pelo fornecedor.

4.4 Prazo para responder

O fornecedor deve responder o convite dentro do prazo definido pelo sistema.

O prazo normal usado no sistema é de 24 horas.

Se o fornecedor não responder dentro do prazo, o convite pode ser marcado como não respondido e o item pode ser encaminhado para outro fornecedor. Essa redistribuição não volta para o mesmo fornecedor que deixou de responder.

Por isso, o fornecedor deve acessar o sistema com frequência e acompanhar também o e-mail cadastrado.

4.5 Responder convite

Ao abrir uma demanda pendente, o fornecedor vê os itens solicitados.

Para cada item, o fornecedor deve informar se aceita ou não aceita atender.

Opções comuns:

• Aceitar: o fornecedor confirma que pode fornecer o item.
• Não aceitar: o fornecedor informa que não poderá atender o item.

Quando todos os itens pendentes forem respondidos, o sistema encerra a resposta daquela demanda para o fornecedor.

É importante responder todos os itens da demanda. Enquanto existir item pendente, o pedido pode não ser gerado.

Antes de aceitar, confira:

1. produto;
2. quantidade;
3. local de entrega;
4. prazo de entrega;
5. capacidade real de atendimento.

Tela para resposta da demanda pelo fornecedor.

4.6 Quando o fornecedor aceita

Quando o fornecedor aceita um ou mais itens:

1. O sistema registra a resposta.
2. Ao final da resposta da demanda, o sistema gera pedido para os itens aceitos.
3. O fornecedor recebe confirmação.
4. A UG também pode receber confirmação.

O fornecedor deve acompanhar o pedido gerado e preparar a entrega.

Aceitar um item significa assumir o compromisso de fornecimento. Só aceite se houver condição de entregar.

Confirmação de fornecimento recebida pelo fornecedor.

4.7 Quando o fornecedor não aceita

Quando o fornecedor não aceita um item:

1. O sistema registra a recusa.
2. O item pode ser encaminhado para outro fornecedor.
3. Se não houver fornecedor disponível, o item pode ficar sem atendimento.

A recusa deve ser usada quando o fornecedor realmente não puder atender.

Ao recusar, o sistema pode tentar chamar outro fornecedor. Isso ajuda a manter o atendimento da demanda. O sistema não redistribui o item para o mesmo fornecedor que recusou. Se não houver outro fornecedor para aquele produto e região, o item fica como sem fornecedor.

4.8 Acompanhar pedidos

Para acompanhar pedidos:

1. Acesse o menu Pedidos.
2. Abra o pedido desejado.
3. Confira os produtos, quantidades e informações de entrega.
4. Acompanhe a situação do pedido.

O fornecedor visualiza apenas pedidos ligados ao seu cadastro.

No pedido, confira:

• número ou identificação do pedido;
• produtos;
• quantidades;
• local de entrega;
• situação do pagamento;
• comprovantes anexados.

Detalhe do pedido visualizado pelo fornecedor.

4.9 Entregar produtos

Depois que o pedido é gerado, o fornecedor deve entregar os produtos conforme as informações do pedido.

Antes da entrega, confira:

• produtos;
• quantidades;
• local de entrega;
• data prevista;
• horários ou observações.

Se houver divergência, o fornecedor deve comunicar a equipe responsável antes da entrega.

Depois da entrega, acompanhe se a UG registrou o recebimento dos produtos.

4.10 Conferir comprovantes e pagamento

Quando a UG anexar comprovantes de pagamento, o fornecedor pode acompanhar no pedido.

O fornecedor deve verificar se o comprovante está correto.

Quando aplicável, pode confirmar o recebimento do pagamento ou indicar problema no comprovante.

Se o comprovante estiver correto, confirme o recebimento.

Se houver erro no comprovante, valor, data ou documento, marque como inválido quando essa opção estiver disponível e informe a equipe responsável.

4.11 Boas práticas para fornecedores

• Verifique convites pendentes todos os dias.
• Responda dentro do prazo.
• Aceite apenas o que puder entregar.
• Revise os detalhes do pedido antes de enviar os produtos.
• Mantenha e-mail e dados cadastrais atualizados.
• Confira comprovantes de pagamento.
• Não deixe convites sem resposta.
• Comunique divergências antes da entrega.
• Informe divergências assim que forem identificadas.