Unidade Gestora

3. Unidade Gestora (UG)

3.1 O papel da UG

A Unidade Gestora é responsável por informar ao sistema quais produtos precisa receber.

No sistema, a UG deve:

1. Acessar com seu usuário.
2. Criar demandas.
3. Informar os produtos e quantidades.
4. Enviar a demanda.
5. Acompanhar a seleção dos fornecedores.
6. Acompanhar os pedidos gerados.
7. Confirmar o recebimento dos produtos.
8. Enviar comprovantes de pagamento quando necessário.

A UG deve manter as informações corretas, principalmente cozinha, data de entrega, produtos e quantidades.

3.2 Fluxo resumido da UG

O fluxo da UG segue esta ordem:

1. Recebe o convite para cadastro por e-mail.
2. Faz o cadastro pelo convite recebido.
3. Acessa o sistema com as credenciais cadastradas.
4. Lança as demandas por cozinha.
5. Envia a demanda.
6. Aguarda a seleção do fornecedor.
7. Recebe o e-mail de confirmação do fornecimento.
8. Confirma o recebimento dos produtos.
9. Efetua o upload dos comprovantes de pagamento.

Fluxo principal da Unidade Gestora.

3.3 Criar uma demanda

Para criar uma demanda:

1. Acesse o menu Demandas.
2. Clique para adicionar uma nova demanda.
3. Informe os dados da demanda.
4. Escolha a cozinha ou local de entrega.
5. Informe a data prevista de entrega.
6. Adicione os produtos necessários.
7. Informe as quantidades.
8. Confira os valores calculados pelo sistema.
9. Salve a demanda.

Área de demandas da Unidade Gestora.

Lista de demandas cadastradas.

Tela para cadastro de demanda.

Antes de salvar, confira se os produtos e quantidades estão corretos.

Cada demanda deve representar uma necessidade real da unidade. Evite lançar demanda apenas para teste em ambiente de produção.

3.4 Cuidados ao criar demanda

Observe estes cuidados:

• A demanda deve ter itens.
• A quantidade deve estar correta.
• A data de entrega deve respeitar o prazo mínimo do sistema.
• Os valores são calculados com base nos preços cadastrados.
• A demanda deve ser revisada antes do envio.
• A cozinha ou local de entrega deve estar correto.
• O responsável e as informações de entrega devem estar atualizados, quando aparecerem na tela.

Depois de enviada, a demanda segue para processamento e não deve ser tratada como rascunho.

Se perceber erro depois do envio, comunique a equipe responsável. Não crie outra demanda duplicada sem orientação.

3.5 Replicar uma demanda

Quando houver necessidade de criar demandas parecidas para mais de uma cozinha, a UG pode usar a replicação.

A replicação ajuda a copiar itens de uma demanda para outras cozinhas ou locais, evitando retrabalho.

Antes de replicar:

1. Confira a demanda original.
2. Selecione os itens corretos.
3. Selecione as cozinhas de destino.
4. Revise antes de confirmar.

3.6 Enviar uma demanda

Depois de revisar, a UG deve enviar a demanda.

Ao enviar:

• a demanda sai da situação de rascunho;
• o sistema registra a data de envio;
• a demanda fica disponível para processamento;
• o sistema poderá selecionar fornecedores.

Na primeira demanda enviada pela UG no dia, o sistema define o fornecedor geral diário da UG. As próximas demandas da mesma UG no mesmo dia usam esse mesmo fornecedor geral. Se algum produto não for atendido por esse fornecedor, o sistema procura outro fornecedor pelo rodízio do produto.

Envie somente quando tiver certeza de que a demanda está correta.

Tela de envio de demanda.

Antes de enviar, faça esta conferência:

1. A cozinha está correta?
2. A data de entrega está correta?
3. Todos os produtos necessários foram incluídos?
4. As quantidades estão corretas?
5. A demanda não está duplicada?

3.7 Acompanhar seleção de fornecedor

Depois do envio, a UG aguarda o processamento.

O sistema seleciona fornecedores conforme as regras cadastradas e envia convites.

A seleção geral é diária por UG. Isso significa que a UG não precisa escolher fornecedor manualmente e também não precisa reenviar a demanda para mudar o fornecedor. O sistema controla essa escolha automaticamente.

Durante essa etapa, a demanda pode aparecer como:

• enviada;
• processada;
• com convites enviados;
• sem fornecedor;
• expirada;
• cancelada.

Quando não houver fornecedor para algum item, a UG ou a equipe CEASA deve acompanhar a pendência.

Nessa fase, a UG não precisa escolher manualmente o fornecedor. O sistema faz a seleção conforme as regras cadastradas.

Se a demanda ficar sem fornecedor, acompanhe a pendência e aguarde orientação da CEASA.

3.8 E-mail de confirmação do fornecimento

Quando o fornecedor aceita e conclui a resposta dos itens, o sistema gera o pedido.

Depois disso, a UG pode receber um e-mail de confirmação com os detalhes do fornecimento.

Esse e-mail indica que existe pedido gerado para os itens aceitos pelo fornecedor.

Confirmação de fornecimento recebida pela Unidade Gestora.

3.9 Acompanhar pedidos

Para acompanhar pedidos:

1. Acesse o menu Pedidos.
2. Abra o pedido desejado.
3. Confira fornecedor, produtos, quantidades e data.
4. Acompanhe a situação de entrega.
5. Atualize as informações quando necessário.

A UG visualiza apenas pedidos ligados à sua unidade.

No pedido, confira principalmente:

• fornecedor;
• itens aceitos;
• quantidades;
• data prevista;
• situação da entrega;
• comprovantes.

3.10 Confirmar recebimento dos produtos

Quando os produtos forem entregues, a UG deve registrar o recebimento.

Na tela do pedido:

1. Abra o item recebido.
2. Informe a quantidade entregue.
3. Salve a atualização.

O sistema calcula automaticamente a situação da entrega:

• não entregue;
• entregue parcialmente;
• entregue totalmente.

Se a entrega for parcial, informe apenas a quantidade realmente recebida.

Não registre como entregue um produto que ainda não chegou. Isso pode comprometer o acompanhamento da entrega e do pagamento.

3.11 Enviar comprovantes de pagamento

Depois do pagamento, a UG pode anexar o comprovante no pedido.

Para anexar:

1. Abra o pedido.
2. Vá até a área de comprovantes.
3. Informe o tipo de comprovante.
4. Informe valor e data, quando solicitado.
5. Descreva o documento.
6. Escolha o arquivo.
7. Envie.

Use arquivos legíveis e confira se o comprovante pertence ao pedido correto.

Depois do envio, acompanhe se o comprovante foi confirmado ou marcado como inválido.

Se o comprovante for marcado como inválido, revise o motivo e envie um novo documento quando necessário.

3.12 Boas práticas para UG

• Revise a demanda antes de enviar.
• Evite criar demandas duplicadas para a mesma cozinha e data.
• Acompanhe diariamente demandas enviadas.
• Verifique pedidos pendentes.
• Atualize entregas assim que os produtos forem recebidos.
• Anexe comprovantes corretos e legíveis.
• Confira notificações do sistema.
• Avise a CEASA em caso de divergência de produto, quantidade ou fornecedor.
• Em caso de dúvida, acione a equipe CEASA.